AIを仕事で使う前の基本設定はなぜ必要？Obsidianと5つのお店で考える準備の話

01 / 最初に、たとえの対応を確認

5つのお店＝5つの仕事を担当するプログラム

あなたが、これから5つのお店を運営するとします。カレー屋、お菓子屋、花屋、美容室、洋服店です。仕事を一人で全部こなすのは大変なので、それぞれの仕事を手伝う仕組みを用意したいと考えました。

現実には、店舗を開く必要はありません。たとえば、ブログを作るプログラム、写真を整えるプログラム、売上を集計するプログラムなど、役割が違う仕組みを、それぞれ違うお店だと思って読み進めてください。

AIは、こうした仕組みを作ったり、使ったりする手助けをします。ただし、すべてのプログラムがAIを使うわけではなく、プログラムに文章の指示を置くだけで自動的に動作が変わるわけでもありません。指示を読むAIや、設定を使う仕組みが必要です。

まずは2店舗だけを詳しく見てみましょう。

02 / 違う仕事の指示を混ぜると？

カレー屋で覚えたことを、お菓子屋でも使ったら

最初に、カレー屋の仕組みを整えました。家族で来るお客様に食べてもらいたいので、「辛さは控えめ」「盛り付ける前に味を確認する」という決まりにします。担当するAIにも、その手引きを読んでから作業してもらいます。

しばらくして、次はお菓子屋の仕組みを作ることになりました。今度はケーキを作ります。必要なのは、生地の分量、焼き時間、仕上がりの確認など、お菓子屋のための手順です。

ところが、カレー屋の手引きとお菓子屋の手引きが、一枚のメモに区別なく書かれていたらどうでしょう。「辛さを控えめに」という指示が、お菓子屋の仕事にも関係するように見えてしまいます。

人間なら「これはカレー屋の話だな」と気付くかもしれません。でも、AIにどの仕事の条件なのかを伝えなければ、意図どおりに使い分けてくれるとは限りません。

実際のパソコンの仕事でも同じです。ブログ用に決めた「親しみやすい文章にする」という指示を、売上表の金額計算にまで持ち込む必要はありません。違うプログラムには、違う仕事の指示があるからです。

03 / 全部分ける必要はない

どのお店でも守る決まりは、一緒に共有する

一方、あなたは5店舗の責任者なので、「分からないことを勝手に決めない」「作業が終わったら確認する」「お客様の個人情報を不用意に外へ出さない」という決まりは、すべてのお店で守ってほしいと考えました。

これを5つのお店の手引きに毎回書き写すと、変更のたびに5か所直すことになります。1店舗だけ直し忘れると、古い決まりが残ります。

そこで、全店共通の決まりは一か所にまとめ、各店では「共通の決まり」と「この店だけの手引き」の両方を確認するようにします。

「今日はお菓子屋の仕事です。最初に会社共通の決まりと、お菓子屋の手引きを確認してください。カレー屋の手順は今回の作業には使いません。」

これなら、共通で守ることを引き継ぎながら、お店ごとの作り方は分けられます。花屋・美容室・洋服店でも、同じ考え方を使えます。

AIの基本設定で大切なのも、何でも全部覚えさせることより、今回必要な指示を選べるようにしておくことです。

Obsidianは、その手引きを残しておく場所

口頭で伝えるだけでは、次に別の仕事をするときにまた説明が必要になります。そこで、共通の決まりと仕事別の手引きを、メモとして保存します。

Obsidian（オブシディアン）は、パソコンの中のメモを読み、整理し、関連するメモをつなげられるアプリです。今回なら、「会社共通の手引き」と「各店の手引き」を置いておく場所として使えます。

Obsidianそのものが5店舗を動かすのではありません。仕事を進めるための知識を残し、必要なときに人やAIへ渡せるようにする役割です。

お店の手引きを集める場所と、仕事をする場所を並べる

カレー屋とお菓子屋の仕事が増え、あなたは各店の決まりを探しやすくしたいと考えました。手引きや記録は一か所にまとめておきたい。でも、カレー屋の仕事をする仕組みと、お菓子屋の仕事をする仕組みまで、一枚のメモに混ぜるわけにはいきません。

そこで、大きな「みんなの仕事場」の中に、二つの場所を並べます。一つは手引きと記録を集める「Obsidianの保管庫」。もう一つは実際の作業をする「仕事別のプログラム」です。まず、この二つを同じ階層に置きます。保管庫の中にはメモが入り、仕事別プログラムの中にはカレー屋・お菓子屋など各店の場所が入ります。各店の中を、プログラム本体や道具と、完成品に分けます。

店舗でいえば、各店の手引きを集めた資料室と、それぞれの仕事場が同じ敷地にあるイメージです。手引きを読んでから、担当するお店へ行って仕事をします。資料室の中で全部の仕事をする、という意味ではありません。

Obsidianの保管庫とプログラムは、片方をもう片方の中へ入れるのではなく、共通の仕事場の下に並ぶ構成です。保管庫には決まり・手引き・作業記録を残し、プログラムと完成品は対応する仕事の場所へ置きます。

Obsidianは、Obsidianの保管庫にあるメモを読み書きするアプリです。アプリ本体のインストール場所を図で指定しているのではありません。また、この配置は整理の一例で、すべての人が同じ名前や並び方にする必要はありません。

図の店舗名は、仕事別プログラムを表すたとえです。「.md」はメモのファイル名の末尾です。

04 / 5店舗で終わらない

仕事が広がると、プログラムも増えていく

最初はカレー屋の仕事だけでした。次にお菓子屋が加わり、花屋・美容室・洋服店へと広がりました。でも、実際の仕事はそれぞれのお店の中でも増えていきます。

たとえば、カレー屋で「毎日の売上をまとめたい」と思えば、集計する仕組みが必要になります。お菓子屋で「予約の一覧を作りたい」と思えば、予約を整理する仕組みが必要になります。さらに、各店の商品写真を整えたい、ブログを書きたい、在庫を確認したい、と仕事が増えるかもしれません。

パソコンでも、一つの作業を助けるプログラムから始まり、別の仕事のプログラム、一つの仕事を細かく分担するプログラム、複数の仕事で共通に使うプログラムへ広がっていくことがあります。

調理器具は、「一つのプログラムの中の道具」に当たる

ここでカレー屋の中をのぞいてみましょう。作業を始めるときには、まな板、包丁、鍋、お玉を順に用意します。お店が一つでも、使う道具は一つではありません。

今回のたとえでは、お店が仕事全体を担当するプログラム、調理器具はその中で使う処理や小さなプログラムです。たとえば、ブログ作成の仕組みの中で、写真サイズをそろえる小さなプログラムを使う、といった関係です。

つまり、お店と調理器具を同じ大きさのものとして扱うのではなく、「仕事全体」と「その中で使う道具」として見分けます。

増える前に、置き方と頼み方を決めておく

5店舗が10店舗、使う道具が何十個となってから、「どれが今の手順？」「この道具はどの仕事のもの？」を調べるのは大変です。

最初に、共通の指示・仕事別の指示・プログラム・完成品の場所を決めておくと、増えたときにも同じ考え方で整理できます。基本設定は、今日動かすためだけでなく、明日仕事が増えても続きを始められるようにする準備なのです。

05 / 最初に整えること

AIを仕事に迎える前に、5つを決める

ここまでの店舗の話を、ご自分のパソコンの仕事に戻してみましょう。いきなり5つのプログラムを作る必要はありません。最初の一つの仕事で、次の準備から始めます。

1. 何の仕事をするか「集客のために、お店のブログを作る」など、目的を決めます。
2. 共通で守ることは何か未確認の情報を断定しない、公開前に確認する、などを残します。
3. その仕事だけの条件は何か誰向けの記事か、どんな言葉で伝えるか、といった条件を分けます。
4. どこに保存するかObsidianで読むメモ、プログラム、完成品の置き場所を決めます。
5. AIへどう渡し、どう確かめるか必要なメモを読ませ、理解した条件を確認してから始めます。

ファイルを読めるAIツールなら、読む場所や範囲を指定します。パソコンのファイルを直接読めないチャットなら、必要なメモを貼り付けるか、対応していれば添付します。使える方法はAIツールによって違います。

同じフォルダーに置くだけで、AIが自動的に共有・使い分けするわけではありません。使う仕組みがそのメモを参照するように整え、最初に正しい条件を受け取れているか確認します。

たとえば、お店のブログを初めて作るなら

集客のために、お店のブログを始めるとします。お店の日々の工夫を知ってもらおうと、最初の記事に「仕事でAIを使ってみた話」を選びました。読者は、AIをまだ使ったことがないお客様です。

AIに文章を作ってもらい、読み返すと、文章だけでは作業の様子が浮かびにくいと感じました。そこで、「仕事を引き継ぐ場面なら、ノートを見せて説明している写真を入れよう」と、説明に合う写真を増やすことにします。

ここで、「写真を増やす」をすべての仕事の共通ルールにしてしまうと、写真の要らない集計作業にも関係があるように見えてしまいます。これは、このブログの読者に伝えるために決めた条件です。

翌日、続きを頼むときは、共通の決まりと、このブログの手引きを渡します。売上集計など別の仕事の条件は、今回の指示へ混ぜません。

会話の途中で決まったことを、次の仕事へ残す

カレー屋の仕事を進める中で、確認する順番や担当者の役割を変えたとします。相談の途中には、採用しなかった案も混ざっています。次の担当者が会話を全部読み直すより、現在の決定と理由が手引きにまとまっていれば、今使う条件を確かめやすくなります。

今後も使う決まりは手引きへ、今回どこまで終わったかは作業記録へ。会話の全文を写すためではなく、次の仕事へ引き継ぐために残します。チャットでの相談が一度で終わるなら、大きな仕組みを用意しなくても構いません。